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LEAN OFFICE

I principi e le tecniche Lean, nati in ambito produttivo, possono essere applicati in contesti Office. Chi conosce a fondo e ha applicato le pratiche Lean ne ritrova pienamente lo spirito, l’efficacia e la portata anche nelle aree uffici e nei servizi, anzi, forse con maggiori e più interessanti ricadute.
Il Lean Office è ormai il termine che si sta affermando per identificare l’applicazione del Lean Management:
– negli Uffici delle funzioni aziendali di supporto (progettazione, amministrazione, vendite ecc.) nelle imprese industriali;
– nel Terziario ovvero nei servizi;
– nelle Pubbliche Amministrazioni.

Trasportare l’approccio della produzione snella nelle organizzazioni ci obbliga a capire cosa realmente serve e quello che serve è solo ed esclusivamente quello che il CLIENTE è disposto a pagare (Valore Aggiunto).

Problemi tipici:

  • Lunghi tempi di attesa
  • Quantità eccessiva di documenti creati e archiviati
  • Si lavora “a corrente alternata” (irregolarità e sovraccarichi)
  • Sensazione di dover sempre fare cose urgenti e “alla svelta”
  • Sviluppo di progetti o attività in anticipo o in ritardo rispetto alla reale esigenza
  • Duplicazione di processi, controlli o archiviazioni

Analogia office con i 7 sprechi della produzione

1) Scorte

  • portadocumenti, cassetti, armadi e hard-disk troppo pieni;
  • accumulo di richieste ancora da elaborare o gg di ritardo .

2) Attese

  • impossibilità di lavorare quando le persone sono assenti;
  • attese per ottenere le autorizzazioni o perché vengano prese decisioni;
  • immissione dati con attesa di sistema

3) Difetti

  • Ripetizioni di procedure eseguite in modo errato;
  • reclami e lamentele.

4) Sovrapproduzione

  • produzione di servizi che il cliente non vuole;
  • produzione e stampa di report che nessuno legge;
  • eccessiva archiviazione di documenti;
  • mail inviate anche a chi non interessano.

5) Eccesso di attività    

  • ridigitazione delle informazioni;
  • verifica dei lavori degli altri;
  • autorizzazioni/operazioni non necessarie;
  • mail inviate per conferme non necessarie.

6) Movimenti     

  • spostamenti per raggiungere macchinari comuni – es stampanti;
  • spostamenti per cercare/far firmare documenti.

7) Trasporti        

  • passaggi inutili di informazioni e documenti tra persone o tra reparti

 

Metodi di applicazione

– mappatura dei processi : individuazione colli di bottiglia, sprechi e rigidità

– individuazione dei problemi : come rilavorazioni e duplicazione delle attività – e risolverli non appena si verificano (eliminarne le cause)

– standardizzazione dei processi e delle procedure per svolgere le varie attività, valutando criticamente se sono a valore aggiunto per il cliente o solo “routine”

– layout snello (es. stampanti/fax piccole invece che poche per tutti, in modo da minimizzare gli spostamenti; uffici aperti con muretti, se il tipo di lavoro svolto lo consente ecc)

– ordine e pulizia delle scrivanie e degli uffici sono la sintesi della tecnica nota come “attività 5S” a cui parimenti si può aggiungere l’importanza del Visual Management;

Risultati

–   Riduzione dei costi amministrativi e di erogazione dei servizi

–   Miglioramento dei servizi al cliente e del valore percepito (riduzione dei reclami)

–   Ottimizzazione del tempo di ciclo complessivo (riduzione  tempi attesa, errori e rilavorazioni)

–    Ottimizzazione degli spazi

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