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Cos’è e come applicare il Daily Scrum Meeting alla tua azienda

Cos’è e come applicare il Daily Scrum Meeting alla tua azienda

Tante sono le problematiche che si presentano ogni giorno in azienda e che quotidianamente bisogna affrontare in ambito di produzione a commessa.
Le produzioni a commessa sono caratterizzate da volumi spesso limitati con prodotti talvolta specializzati sulle specifiche esigenze del cliente e tali da prevedere per ogni macchina o impianto una specifica ingegneria di sviluppo. 

È allora indispensabile per un’azienda come Bpr Group continuare a mantenere un vantaggio competitivo concentrandosi sull’ottimizzazione delle proprie modalità di gestione, ovvero sui processi aziendali attraverso la lean production. 

A tal proposito, in molte aziende e ambienti di lavoro si è diffusa l’abitudine delle riunioni in piedi, i Daily Scrum Meeting: un modello efficace per discutere attività a breve termine ed aumentare la produttività all’interno del team.

L’obiettivo è quello di favorire l’allineamento e un rapido scambio di informazioni tra manager, team leader e membri del team.

In questo articolo, analizzeremo tutti i vantaggi e le funzioni del Daily Scrum Meeting e le sue applicazioni all’interno dei contesti aziendali.

Daily Scrum Meeting

Che cos’è il Daily Scrum Meeting?

Il Daily Scrum Meeting (DSM) è uno strumento di comunicazione peer-to-peer all’interno del team. In particolare, si tratta di un meeting giornaliero della durata di massimo 15 minuti, che permette di focalizzarsi su ciò che è stato fatto il giorno precedente e cosa è previsto per la giornata odierna, permettendo quindi di avere una visione di insieme su quanto rimane da compiere entro il termine dello Sprint, con il fine di raggiungere lo Sprint Goal.

Di solito avviene a inizio giornata, in modo che i Developer possano preparare al meglio le proprie attività giornaliere.

Daily Scrum Meeting

Scopo della Visual Board utilizzata durante il Daily Meeting in BPR Group

La scelta di questo strumento è stata dettata soprattutto dalle molteplici informazioni che può restituire, funzionali a diversi scopi. È stato infatti possibile rappresentare:

  • I ruoli, che non risultavano ben definiti, e i diversi livelli di responsabilità associati a ciascuna commessa. Nello specifico sono state coinvolte le seguenti figure: il Project Manager di riferimento, il caposquadra e gli operatori dedicati.

  • Lo stato di avanzamento delle commesse in fase di produzione, “in viaggio” o durante l’installazione presso il Cliente rispetto a un ciclo di lavorazione definito. In aggiunta, la lavagna permette anche di segnalare eventuali problemi che generano fermi-macchina o stand-by.
  • Il layout e lo stato di occupazione delle macchine all’interno dell’officina, al fine di evidenziare visivamente lo spazio occupato da quelle ferme.

Scopo della Visual Board utilizzata durante il Daily Meeting

La scelta di questo strumento è stata dettata soprattutto dalle molteplici informazioni che può restituire, funzionali a diversi scopi. È stato infatti possibile rappresentare:

  • I ruoli, che non risultavano ben definiti, e i diversi livelli di responsabilità associati a ciascuna commessa. Nello specifico sono state coinvolte le seguenti figure: il Project Manager di riferimento, il caposquadra e gli operatori dedicati.

  • Lo stato di avanzamento delle commesse in fase di produzione, “in viaggio” o durante l’installazione presso il Cliente utilizzatore rispetto a un ciclo di lavorazione definito; la lavagna permette anche di segnalare eventuali problemi che generano fermi-macchina o stand-by.

  • Il layout e lo stato di occupazione delle macchine all’interno dell’officina, al fine di evidenziare visivamente lo spazio occupato da quelle ferme.

Come si svolge il Daily Scrum Meeting?

Per il Daily Scrum è importante mantenere un orario fisso che vada bene per tutti. Il team si riunisce a cerchio o a semi cerchio per mettere al corrente i collaboratori del proprio operato, rispondendo a 3 domande:

  • Cosa ho fatto ieri?
  • Cosa farò oggi?
  • Quali impedimenti rallentano o bloccano i miei progressi?

Queste domande devono essere rielaborate da ogni membro del team che, a turno, prenderà la parola. La modalità di esecuzione prevede che questa attività si svolga in piedi: si tratta infatti di un processo rapido, caratterizzato da constatazioni veloci e domande concise.

Daily Scrum Meeting

Dopo i primi mesi di utilizzo delle Visual Boards in BPR Group possiamo affermare di aver riscontrato:

  • Maggior chiarezza nella divisione dei compiti e delle responsabilità per ciascuna commessa; permettendo un miglioramento in termini di allineamento e coordinamento fra le risorse.
  • Un incremento del controllo “a colpo d’occhio” nella distribuzione degli operatori sui vari progetti, evitando sbilanciamenti.
  • Coinvolgimento per tutti i partecipanti in svariate aree dell’azienda: ufficio tecnico, pianificazione, supply chain, produzione, qualità, testing, commissioning e service.
Questi benefici dimostrano come semplici strumenti di Visual Management possano contribuire a rendere trasparente l’avanzamento di processi molto critici e complessi per l’azienda, come la produzione e l’installazione dei propri prodotti, e, allo stesso tempo, acquisire una visione d’insieme istantanea e accessibile a tutti gli attori coinvolti.

Un Daily Scrum Meeting efficiente

Solitamente il Daily Scrum è guidato dalla figura dello Scrum Master, un membro del team incaricato di guidare l’incontro. È previsto un tempo massimo di 10-15 minuti (che può variare in base alla numerosità del gruppo) per evitare di degenerare in lunghe discussioni tecniche che possono spostare o far crollare l’attenzione del gruppo anziché energizzare e creare coesione. Tutti gli spunti o gli argomenti che richiedono un approfondimento possono essere scritti su foglietti adesivi e attaccati su una lavagna, per poi analizzarli successivamente.

Come suggerisce il nome stesso, il Daily Scrum Meeting deve avere luogo ogni giorno. Tuttavia, in base alle condizioni specifiche del team, la sua frequenza può variare: a volte può avere luogo ogni due giorni o a seconda di situazioni contingenti che possono impedire la frequenza giornaliera.

In generale, il Daily Scrum si sviluppa sulla base delle tre domande centrali già anticipate nel paragrafo precedente. Quando si risponde alle domande, è bene che i membri del team si concentrino sulla rilevanza di queste per lo Sprint Goal, ossia un obiettivo a breve termine, in grado di contribuire al raggiungimento del Product Goal. Ovviamente l’obiettivo deve essere definito prima che lo Sprint abbia inizio. In una situazione ideale, ogni Sprint dovrebbe avere un obiettivo e tutto il team deve lavorare per realizzarlo.

Una struttura di frase che evidenzi la focalizzazione della risposta sull’obiettivo potrebbe essere, ad esempio: “Per quanto riguarda lo Sprint Goal, ieri ho fatto… e oggi farò…”.

Per evitare che le persone si sovrappongano mentre parlano, si può utilizzare un token (ad esempio una pallina da tennis o un cubo di Rubik). Soltanto chi ha il token in mano ha diritto di parola, gli altri ascoltano e possono intervenire non appena prendono in mano il token.

Daily Scrum Meeting

Gli impedimenti

Ci possono essere diversi impedimenti che ostacolano il team durante il normale svolgimento dei propri compiti:

      • Problemi tecnici causati dal mancato funzionamento del pc;
      • Problemi di utilizzo di un software;
      • Problemi legati a componenti ambientali che minano la concentrazione durante lo svolgimento del lavoro;
      • Problemi personali legati alla vita privata di un dipendente che incidono sul suo operato lavorativo;
      • Problemi di salute.

In ogni team, è compito dello Scrum Master prendere in carico tutti quegli impedimenti che possono essere risolti all’interno dell’ambito lavorativo e trovare delle soluzioni.
Per quanto riguarda gli impedimenti di carattere personale, invece, è necessario essere comprensivi e dare sostegno.

Daily Scrum Meeting


Conclusioni

Il Daily Stand-up ha, dunque, lo scopo di monitorare la direzione del lavoro di ogni membro del team per assicurarsi che nessuno stia procedendo nella direzione sbagliata rispetto allo Sprint Goal e che non venga perso di vista l’obiettivo finale.

In questo senso, il meeting risulta un efficace mezzo per un ottimale team development, infatti, promuove la responsabilizzazione e la motivazione dei partecipanti.

A differenza del tradizionale formato delle riunioni, riservato a conversazioni più estese e articolate, i Daily Stand-up:

      • Si concentrano sul breve termine
      • Includono meno di 10 persone
      • Identificano chi sta lavorando e su quali compiti
      • Evidenziano problemi e ostacoli
      • Hanno programmi prestabiliti che cambiano raramente
      • Promuovono la produttività a breve termine

Ciò che lo rende particolarmente efficace è la sua breve durata e la sua portata altamente focalizzata.

Vorresti introdurre questa routine nella tua realtà? Contatta i nostri consulenti per scoprire come inserire il Daily Scrum Meeting, a piccoli passi, nella tua realtà.